Hilfestellung bei Anforderungen an die Kassenführung

Berlin, 16.09.2019 – Die Finanzverwaltung zieht beim Thema Bargeldkasse die Daumenschrauben enger. Das hat sich inzwischen herumgesprochen. Die neuen Anforderungen für Händler sowie die Kassenhersteller und Dienstleister, die Software-Lösungen für die kaufmännischen Prozesse im Handel anbieten, haben es in sich. Während die für 2020 anstehenden weiteren Verschärfungen zurzeit große Aufmerksamkeit erhalten, wurde vielfach übersehen, dass im Hintergrund einiges vorangekommen ist, das es für Händler und Dienstleister bereits heute einfacher macht, die vorhandenen rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.

So haben sich bereits im Frühjahr die im Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. (DFKA) zusammengeschlossenen Unternehmen auf die so genannte „DFKA-Taxonomie-Kassendaten“ geeinigt. Dieser neue Standard für Daten aus digitalen Kassensystemen oder Registrierkassen vereinfacht die automatische Weiterverarbeitung dieser Daten, beispielsweise für die Finanzbuchführung oder die verpflichtende Kassendatenarchivierung. Die Taxonomie Kassendaten setzt einen branchen- und systemübergreifenden Standard, den alle Hersteller von Kassensystemen und anderen kaufmännischen Lösungen in ihre Software einbauen können.

Notwendig geworden war dieser Daten strukturierende Standard unter anderem für die einheitliche digitale Schnittstelle, über die vom 01. Januar 2020 an laut dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen verfügen müssen. Genutzt werden kann er aber auch, um Prozesse rund um die Kasse für die Anwender zu automatisieren. So können die Daten dank der Taxonomie bequem mit anderen Abteilungen im eigenen Unternehmen, mit Behörden und externen Partnern wie etwa dem Steuerberater ausgetauscht und weiterverarbeitet werden. Doppelerfassungen oder aufwändige Datenkonvertierungen werden überflüssig, wenn die eingesetzte Lösung die Taxonomie nutzt. Letzteres gilt bereits für die Archivierung der Daten aus den Kassensystemen von knapp zehn Herstellern, die eine entsprechende Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv online implementiert haben.

Außerdem gibt es Fortschritte bei dem leidigen Thema Verfahrensdokumentation. Der DFKA hat im Sommer eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung veröffentlicht. Sie gibt kassenführenden Unternehmern und deren Steuerberater eine wichtige Orientierungshilfe für das rechtlich korrekte Einrichten der eigenen Prozesse rund um die Kassenführung und die Erstellung der entsprechenden individuellen Verfahrensdokumentation.

Grundlage der weitgehenden Dokumentationspflichten der Unternehmen sind die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Demnach müssen Unternehmen die technischen und organisatorischen Prozesse rund um ihre Finanzbuchführung unter anderem so dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter, also vor allem die Finanzverwaltung, die entsprechenden Abläufe in dem Unternehmen nachvollziehen und prüfen kann.

Zudem sind die unternehmensinternen Prozesse so zu gestalten, dass die digitalen Grundaufzeichnungen nachträglich nicht verändert werden können. Zu den Prozessen rund um die Finanzbuchführung gehören auch Vorsysteme, wie beispielsweise die Kassen und das Kassenbuch. Die revisionssichere Archivierung der Daten aus Kassensystemen, der individuellen Verfahrensdokumentationen und weiterer Dokumente ist über das DATEV Kassenarchiv online möglich. Zudem stellt die Genossenschaft über ein Zusatzmodul das DFKA-Muster zur Erstellung von individuellen Dokumentationen ihren Kunden direkt aus ihren Anwendungen zur Verfügung.

Praktische Handlungsempfehlungen gab die ServiCon Service & Consult eG gemeinsam mit der DATEV eG im September bei einem Webinar zu diesem Thema. In einer weiteren Präsenzveranstaltung wird es darum gehen, wie sich Verbundgruppen im Falle einer unangekündigten Nachschau durch das Finanzamt richtig verhalten. Wir informieren in Kürze darüber.