Elektronische Rechnungsstellung – Fortschritt mit Stolpersteinen

Noch immer halten viele Unternehmen am papiergebundenen Rechnungsaustausch fest. Dabei wird diese Entwicklung auch auf Gesetzesebene vorangetrieben. Ab dem 27. November 2018 sind Bundesministerien und Verfassungsorgane gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. DER MITTELSTANDSVERBUND begrüßt diese Entwicklung, fordert jedoch einheitliche Standards bei der technischen und rechtlichen Umsetzung.

Berlin, 30. August 2018 – Die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist noch immer im vollen Gange, da erwartet die deutschen Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung bereits das nächste Projekt. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 schreibt öffentlichen Auftraggebern die Annahme von elektronischen Rechnungen vor. Zur Umsetzung in nationales Recht wurde in Deutschland am 1. Dezember 2016 das E-Rechnungsgesetz verabschiedet und durch die E-Rechnungsverordnung vom 6. September 2017 präzisiert. Diese gehen über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus. So müssen ab dem 27. November 2018 die obersten Bundesbehörden (z. B. Bundesministerien) und Verfassungsorgane Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten können. Ein Jahr später tritt diese Pflicht dann auch für die restlichen öffentlichen Auftraggeber in Kraft. Die Pflicht für Unternehmen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen tritt dagegen erst zum 27. November 2020 in Kraft. Ausnahmen gelten für Direktaufträge, die einen Nettoauftragswert von 1.000 Euro nicht überschreiten.

Auch Unternehmen von den Vorschriften betroffen

Ab dem 27. November 2018 sind Bundesministerien und Verfassungsorgane gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Auch wenn von den neuen Regelungen bisher nur öffentliche Behörden betroffen sind, lässt dies auch viele kleine, mittlere und große Unternehmen aufhorchen. Denn Unternehmen, die Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen, müssen künftig elektronische Rechnungen erstellen und weiterleiten können.

X-Rechnung als neuer Standard der öffentlichen Verwaltung

Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Gesetzgeber ein Dokument, das „in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Demnach sind ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung, wie sie heute regelmäßig von Unternehmen verwendet werden, keine korrekten elektronischen Rechnungen. Als neuer Standard wurde das Datenaustauschformat X-Rechnung entwickelt, das künftig für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung verwendet werden soll. Zudem können in der Wirtschaft bereits etablierte Standards wie ZUGFeRD gleichberechtigt verwendet werden, sofern sie den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen.

Große Einsparungspotentiale durch E-Rechnungen

Viele Unternehmen haben sich diesem Thema bereits angenommen und sind zumindest teilweise von Papier- auf elektronische Rechnungen umgestiegen. Letztere bieten den Vorteil großer Einsparungspotentiale. So können neben Zeit- und Kostenersparnissen die Rechnungen innerhalb weniger Sekunden zugestellt und der Zahlungsfluss dadurch verbessert werden. Bei einer Archivierungspflicht von zehn Jahren in Deutschland können Unternehmen zudem von deutlichen Einsparungen des Lagerplatzes profitieren.

Bürokratische Hürden bleiben weiterhin bestehen

Trotz der zahlreichen Vorteile, sehen sich Unternehmen durch die Veränderungen ebenfalls mit einigen Problemen konfrontiert. Beispielsweise stellt die Anpassung der internen Prozesse eine große Herausforderung im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung dar. Darüber hinaus müssen Unternehmen heutzutage unzählige Regeln und Vorschriften beachten. Die Folgen eines Compliance-Verstoßes können gravierend sein. Besonders für international tätige Unternehmen stellt dies eine große Hürde dar. Von der Gleichstellung von Papier- und E-Rechnungen bis hin zur Archivierungsfrist – jedes EU-Land hat seine eigenen Vorschriften. Dieses Problem bleibt auch bei der Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen weiterhin ungelöst.

Einheitliche Regelungen schaffen

Mit der Umstellung auf E-Rechnungen erhält die Digitalisierung nun auch Einzug in die öffentliche Verwaltung. DER MITTELSTANDSVERBUND begrüßt diese Entwicklung und sieht dabei auch für kleine und mittlere Unternehmen die Chance, durch die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben langfristig Kosten und Zeit einzusparen. Ein nachhaltiger Erfolg im Sinne einer vollständigen Umstellung der Unternehmen auf eine elektronische Rechnungsstellung kann jedoch nur durch die Schaffung einheitlicher Standards erzielt werden, die auch über die Grenzen Deutschlands hinaus Anwendung finden. Dies betrifft nicht nur technische Standards, sondern ebenfalls die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Rechnungsstellung und -archivierung.

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