Fehler vermeiden bei der Kassenführung

Nürnberg, 04. August 2021: In Gastronomie und Handel ist vielerorts das Leben zurückgekehrt. Die Kassen klingeln wieder. Häufig gehören dazu Kassensysteme, die aufgrund der verschärften rechtlichen Vorgaben – Stichwort TSE – kürzlich angeschafft oder umgerüstet wurden. Das Personal an den Kassen muss sich auf neue Abläufe einstellen, beziehungsweise den regelkonformen Umgang damit erst einmal lernen. Neben entsprechenden Schulungen ist es deshalb sinnvoll, die eigenen Kassendaten nach einigen Wochen im neuen „Normal“ unter die Lupe zu nehmen, damit Fehler frühzeitig auffallen und nicht erst bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung zu einer teuren Schätzung führen. Ein neues Werkzeug für eine solche Analyse ist DATEV Datenprüfung.

Je nach Bedarf können Unternehmen eine solche Kontrolle der Datenströme von einem Steuerberater bzw. einer Steuerberaterin übernehmen lassen oder in Absprache mit diesen die Lösung DATEV Datenprüfung selbst einsetzen und damit zum Datendetektiv in eigener Sache tätig werden. Dies kann einmalig für die Überprüfung etwa neuer Routinen bei der Bedienung von Kassen erfolgen oder auch regelmäßig für den internen Abgleich der Daten zu den Finanz- und Warenströmen mit den Buchungsdaten etwa im Rahmen eines Reportings.

Mit der Datenlupe auf Fehlerspur

Die DATEV Datenprüfung enthält neue automatische Prüfungen für digitale Kassendaten. Auf Knopfdruck können so die Daten aus elektronischen Kassensystemen nach spezifischen Fragestellungen analysiert werden, zum Beispiel danach, ob die Umsatzsteuerermäßigungen im Rahmen der Corona-Hilfspakete richtig und vollständig bereits bei der Erfassung an der Kasse umgesetzt wurden oder ob die Außerhaus-Buchungen beispielsweise mit dem Wareneinsatz für To-Go-Verpackungen übereinstimmen.

Folgende automatische grafische Auswertungen zum Thema Kasse sind mit Hilfe der DATEV Datenprüfung zum Beispiel möglich:

• Abgleich Öffnungszeiten und Wetterdaten mit Kassenbuchungen
• Lückenanalyse Kassenbuchungen
• Umsätze nach Stoßzeiten
• Umsätze nach Geschäftsvorfällen
• Umsätze Inhaus/Außerhaus (pro Bediener/pro Kasse)
• USt-Sätze nach Geschäftsvorfall
• USt-Sätze mit Datumsbereich (z.B. Corona-Regeln)
• Übersicht Bediener (z.B. Stornos, Zeiten, Artikel, Kassen)

Mit der DATEV Datenprüfung haben Unternehmer und Steuerberater ein umfassendes Werkzeug mit Lupenfunktion zur Hand, mit dem sie die Qualität der Daten aus allen Vorsystemen zur Finanzbuchführung, zum Beispiel den Kassen, überprüfen können. Werden auf diese Weise Auffälligkeiten und Fehler rechtzeitig entdeckt, hilft dies dabei, etwa die Kassen richtig einzurichten und die fehlerhafte Bedienung der Kassensysteme möglichst schnell zu beheben, etwa durch eine verbesserte Ausbildung und angepasste Kassieranweisungen. Dadurch schützt die neue DATEV-Lösung nicht nur vor unliebsamen Überraschungen bei Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen, sondern unterstützt zudem das korrekte interne Reporting und betriebliche Planungen.

Rund um das Thema digitale Kassenführung bietet DATEV eG als IT-Dienstleister für die mittelständische Wirtschaft mit der Cloud-Plattform MeinFiskal zusätzlich ein Portal für Unternehmen, über das sich gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassen erfüllen sowie die Kassendaten digital weiterverarbeiten lassen. Herzstück ist die Lösung DATEV Kassenarchiv online, die eine GoBD*-konforme und revisionssichere Archivierung von Fiskaldaten aus Registrierkassen in der sicheren DATEV-Cloud ermöglicht. Mit DATEV MeinFiskal unterstützt die Genossenschaft mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse bei gleichzeitiger Wahrung der Datensouveränität.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff