Status Quo der Kassennutzung und Richtlinienumsetzung

Köln, 16.03.2018 – Seit Anfang des neuen Jahres hat die Finanzverwaltung mit der Kassennachschau ein neues Instrument zur Hand: Die Finanzämter können ohne Voranmeldung bei Betrieben der Bargeldbranche prüfen, ob die in einem Kassensystem erfassten Daten den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen. Nach §146b Abgabenordnung (AO) kann die Finanzverwaltung seitdem auch außerhalb einer regulären Außenprüfung prüfen.

DER MITTELSTANDSVERBUND und die DATEV eG haben gemeinsam mit dem unabhängigen Marktforschungsinstitut mindline energy GmbH eine Studie durchgeführt, die diesen Sachverhalt aus Unternehmersicht näher betrachtet. Die Studie zielte darauf ab, den Status Quo bestehender Kassensysteme sowie die Umsetzung der neuen Richtlinie zur Speicherung und Archivierung von Kassendaten darzustellen.

Die Einladungen zur Studie wurden über DEN MITTELSTANDSVERBUND 249 Verbundgruppen zur Verfügung gestellt. Voraussetzung war neben der Verbands-Zugehörigkeit, dass die Unternehmen von den Änderungen im Bereich Kassenführung betroffen sind. Der Einladung folgten, vom Start der Umfrage am 10. November 2017 bis zu deren Ende am 31. Dezember 2017, insgesamt 657 Anschlusshäuser aus 50 unterschiedlichen Verbundgruppen.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Studie sollen nachfolgend kurz skizziert werden:

Bei den meisten Unternehmen kommen PC-(Kassen-)Systeme zum Einsatz (69 Prozent), wohingegen App-Systeme kaum benutzt werden. Über die Hälfte der Befragten (58 Prozent) hat lediglich eine Kasse im Einsatz. Die Unternehmen, welche mit digitalen Kassen arbeiten, verfügen zu 68 Prozent über internetfähige Systeme, gegenüber fast einem Drittel, die keinen Internetzugriff haben. Allerdings verfügen sieben Prozent aller Digitalkassen-Anwender nicht über zusätzliche Anschlüsse, um Daten zu exportieren, wodurch sie keine Möglichkeit haben, die aktuellen Richtlinien umzusetzen.

Hat ein Unternehmen mehrere digitale Kassen im Einsatz, verwenden 70 Prozent eine einheitliche Hardware, wobei die Verteilung der entsprechenden Anbieter enorm heterogen ist. Die Verwendung einer einheitlichen Software ist demgegenüber bei 92 Prozent gegeben, die Heterogenität der Anbieter stellt sich aber ähnlich dar. Große Unterschiede bestehen auch bei den lokalen Warenwirtschaftssystemen, über das fast ein Viertel aller Digital-Kassen Nutzer überhaupt nicht verfügt.

Auf die Frage nach der bisherigen Thematisierung der neuen gesetzlichen Anforderungen kam eine eher oberflächliche Resonanz. Am häufigsten beschäftigten sich die Teilnehmer noch mit den Einzelaufzeichnungen der Geschäftsvorfälle und der zeitgerechten Erfassung. Das Thema Verfahrensdokumentation rangiert hier auf dem letzten Platz, nicht zuletzt, da  sich die Teilnehmer in mehr als zwei von fünf Fällen noch überhaupt nicht mit der Thematik auseinandergesetzt haben. War das Thema bereits Gegenstand des Diskurses, hat jeweils weniger als die Hälfte bereits konkrete Maßnahmen getroffen. Darüber hinaus herrscht bei einigen Aspekten noch Unwissenheit über einen konkreten Handlungsbedarf - die Kassenschau (20 Prozent) und die Verfahrensdokumentation (19 Prozent) liegen hier ganz weit vorn.

Demgegenüber stechen einige Teilnehmer bei der Umfrage heraus, die sich schon intensiv mit bestimmten Themen auseinandergesetzt haben. Abhängig von den einzelnen Maßnahmen, haben bereits zwei Drittel bis knapp drei Viertel konkrete Schritte in die Wege geleitet. Zudem sinkt mit intensiver Auseinandersetzung mit den neuen Herausforderungen auch die Unsicherheit darüber, was genau zu tun ist.

Bezüglich der Informationsquellen auf Unternehmensseite sind bei den Themen Kassenführung vor allem Steuerberater (67 Prozent) und Kassenhersteller/-händler (42 Prozent) die erste Anlaufstation. Der Branchenverband wird von 38 Prozent der Unternehmen genannt.

Die Erkenntnisse wird DER MITTELSTANDSVERBUND in Kürze im Rahmen einer Veranstaltung auf Einladung der DATEV eG, die diese Umfrage erst ermöglichte, nochmals präsentieren. Alle Verbundgruppen die sich an der Umfrage beteiligt haben, erhalten als Dankeschön die Ergebnisse in den nächsten Tagen.