GWS unterstützt die digitale Rechnungsverarbeitung
Durch die zunehmende Bedeutung des World-Wide-Web für die Anschlusshäuser in Verbundgruppen ist eine tiefe Integration der Prozesse zwischen e-Commerce und der Warenwirtschaft unumgänglich.
Die Digitale Rechnungsverarbeitung
Steigernder Kostendruck und verschärfte Wettbewerbsbedingungen erhöhen den Druck im alltäglichen Geschäft vieler Unternehmen. Neben tragfähigen Geschäftsmodellen ist es daher wichtiger denn je, die Kosten im Blick zu haben und insbesondere wiederkehrende Geschäftsprozesse zu optimieren. Die klassische manuelle und papierbasierte Verarbeitung von Geschäftsvorfällen gehört dank effektiver Verbundbausteine im Warenwirtschaftssystem gevis bereits vielerorts der Vergangenheit an. Der neue Verbundbaustein „Digitale Rechnungsverarbeitung“ verspricht durch automatisierte Prozesse im Umfeld der Einkaufsrechnungsverbuchung ebenfalls ein Einsparungspotenzial von bis zu 18 Euro pro Rechnung (Studie Billentis 2009). Mit den Produkten der GWS können Sie dieses Potenzial für Ihr Unternehmen erschließen. Bei der Digitalen Rechnungsverarbeitung geht es um die automatisierte und beleglose Verarbeitung von Rechnungsdaten und Rechnungsbelegen im Unternehmensverbund. Neben rechtlichen Vorschriften ist es in den Projekten wichtig, die jeweiligen Abläufe in diesem Themenumfeld zu überprüfen. Der bisherige papierbasierte Prozess der Rechnungsprüfung wird auf den Prüfstand gestellt und mit den Werkzeugen gevis (Rechnungsdaten) und s.dok (Rechnungsbelege) in einen digitalen und beleglosen Geschäftsprozess (gevis-s.dok-Workflow) überführt.
Der Workflow
Das Projekt
Das Projekt „Digitale Rechnungsverarbeitung“ kann in einige Unterpunkte unterteilt und eingeführt werden. Neben der Unterscheidung vom Import und der Verarbeitung der Rechnungsdaten nach gevis (aus Eigengeschäft und Zentralregulierung im Verbund) wird die Rechnungsbelegverarbeitung mit den kundenindividuellen s.dok-Workflows unterschieden. Das optionale elektronische Zahlungsavis optimiert den OPAusgleich in der Finanzbuchhaltung.
Die Rechnungsdaten (EK) werden digital bereitgestellt und direkt in gevis importiert. Je nach Qualität (Positionsdaten oder Belegkopf- und Summendaten) kann gevis die Korrektheit der Eingangsrechnungen vollautomatisch mit den Bestell- und Lieferdaten vergleichen. Bei der Referenzierung der Positionen spielen z. B. das gevis-Katalogwesen oder auch das Standardartikelverzeichnis (STAV) eine wichtige Rolle.
Die Rechnungsbelege (EK) werden vom Rechnungslieferanten vollautomatisch entgegengenommen und in das Dokumentenmanagement-System s.dok revisionssicher nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften archiviert. In einem an den bisherigen Belegfluss angelehnten sog. digitalen s.dok-Workflow wird z. B. als Erstes der Geschäftsführer (wie bisher) über alle Eingangsrechnungen informiert. Parallel können die zuständigen Mitarbeiter mit der digitalen Rechnung und dem durch gevis ermittelten Prüfungsergebnis Entscheidungen über den weiteren Verlauf der Rechnung treffen. Ist alles in Ordnung, wird die gebuchte Rechnung bezahlt und dauerhaft in s.dok archiviert. Weitere typische Fälle können interne Schritte zur Prüfung bei Mengen-, Preis- oder Konditionsdifferenzen sein. Sind die Fehler beim Verbundpartner entstanden, wird die Korrektur automatisch aus gevis heraus angestoßen. Mitglieder unterschiedlichster Verbundgruppen arbeiten bereits mit dem Verbundbaustein „Digitale Rechnungsverarbeitung“ und schätzen die damit einhergehenden Vorteile.
GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH
Krögerweg 10 - 48155 Münster
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