Next EDI Generation - Rechnungsdaten- und dokumentenaustausch ohne EDI Management für den Mittelstand

Beim Rechnungseingang sind die Einsparungspotenziale ebenfalls erheblich. Mit höherer Datenqualität als bei manueller Erfassung und der Möglichkeit zum automatischen Buchen sollen zunächst zwei Vorteile in den Fokus gestellt werden.
Mit ihrer zentralen Stellung steht die Verbundgruppe und deren ZR- Dienstleister an einer idealen Ausgangsposition, um die Optimierung der Belegströme anzugehen. Dabei lässt sich die eigene Kostenposition verbessern und gleichzeitig das Dienstleistungsspektrum gegenüber den Anschlusshäusern erweitern.

Die Vereinheitlichung von Prozessen und Datenstrukturen ist Ziel und Voraussetzung zugleich für die Steigerung der Effizienz und damit der Einsparungsmöglichkeit von Kosten. Die Umstellung auf elektronische Dokumente geht mit vielen Vorteilen einher:

· Einfachere und daher automatisierbare Prozesse, damit verbunden hohe Kosteneinsparungen

· Weniger Papier, weniger Drucken, weniger Porto …

· Weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler …

Ein zweiter Trend ist mittlerweile ebenfalls klar: Die Vernetzung solcher Rechnungs-Austauschsysteme oder Rechnungsplattformen ist wichtig. Niemand möchte eine Vielzahl von Anschlüssen, Schnittstellen und Verfahren verwalten. Mit einer Datenverbindung Rechnungen von allen seinen Partnern beziehen, egal wo diese angeschlossen sind. Auch aus diesem Grund bietet die ServiCon den Verbundgruppen im ZGV und deren Partnern diese einheitliche Technologie an.

Das ServiCon Rechnungsportal bietet hier einen zukunftssicheren Weg. Das ServiCon Rechnungsportal ist technisch und organisatorisch identisch mit dem Sparkassen Rechnungsservice. Beide basieren auf der Simplyst – Technologie. Beide sind vernetzt mit der DATEV. Also wird die Durchsetzung dieser Technologie nicht allein von der Kraft der Verbundgruppen abhängen, sondern wir werden von den ...Sparkassen und den 39000 DATEV Steuerberatern des Mittelstandes dabei aktiv unterstützt. Ein sehr deutlicher Vorteil. Eine Verbindung besteht ebenfalls zur One-Link-EDI Plattform von Hewlett Packard. Und noch Einiges mehr.

Das Grundprinzip des ServiCon Rechnungsportals

Ein Prinzip des ServiCon Rechnungsportal (powered by SIMPLYST) ist besser als die Erfindung der gelben Post: Rechnungen vieler Rechnungssteller für einen Rechnungsempfänger werden über eine neutralen Plattform entgegengenommen, verarbeitet und zugestellt – kurz: konsolidiert. Der Rechnungsversender kann diese Plattform somit für alle an diesem Dienst teilnehmenden Rechnungsempfänger nutzen und über einen Zugang seine Rechnungen aufliefern. Die Konsolidierung bedeutet aber mehr als nur zusammenfassen. Auf Wunsch können die Daten in ein Format konvertiert werden, das dem Rechnungsempfänger eine automatisierte Verarbeitung erlaubt. Selbstverständlich werden die elektronischen Rechnungen, die über diese Plattform laufen, mit dem AlphaPlus qualifizierten Signaturservice rechtskonform signiert und verifiziert. Auf Wunsch können Rechnungen für Empfänger, die keine elektronische Rechnung erhalten möchten auch über unseren Lettershoppartner gedruckt werden.

Vorteile:

• Multiplikatoreffekt: Neue Teilnehmer, Rechnungsempfänger sowie Rechnungssteller, können den schon bestehenden Kundenstamm des ServiCon Rechnungsportals (powered by SIMPLYST) nutzen
• Der Service wird alsbezahlbare ASP-Dienst (Miete) angeboten
• keine hohen Einstiegskosten, sondern lediglich nutzungsabhängige Gebühren
• Weiterentwicklung und rechtliche Anpassungen durch die Einbindung der ServiCon und ZGV Rechtsexperten im Hinblick auf die Zentralregulierung und die notwendigen rechtlichen Vorgaben gesichert.

Ein weiterer Grundsatz des ServiCon Rechnungsportals:

Auf das Rechnungsportal liefert jeder Teilnehmer, was er kann und es erhält jeder, was er möchte und braucht. Die ideale Win-Win Situation für alle Teilnehmer!

Eingangsdaten – Ausgangsdaten

Geliefert werden können z.B. Daten in den unterschiedlichsten Formaten, Druckdaten können über den Simplyst Express Druckertreiber an das ServiCon Rechnungsportal geschickt werden, Papierdokumente können im Scanservice gewandelt werden.Empfangen kann man elektronische Rechnungen (PDF) und auf Wunsch zusätzlich weiterverarbeitbare Daten in unterschiedlichen Formaten (XML, CSV, EDI…), oder Papierrechnungen.Schon bei wenigen Rechnungsbelegen im Monat ist der elektronische Versand günstiger als der Versand per Post.

Zusätzliche Vorteile sind:

• Sicherheit: Rechungen über das ServiCon Rechnungsportal sind sicherer als der Versand per Papier oder E-Mail. Es gibt keine Störungen des Empfangs durch Firewall, Spamfilter oder geänderte Adressen. Rechtssicherheit durch automatische Integration von qualifizierten Signaturen gemäß UStG §14.
• Schnelligkeit: Zustellung in Sekunden, das ist schneller als jeder Briefversand - damit wird auch der Zahlungseingang schneller.
• Service: Daten für Ihre Kunden? EDIFACT, XML, u.a. kein Problem. Ihre Kunden werden es Ihnen danken, denn sie können den Eingang der Rechnungen von der Prüfung bis hin zur Buchung automatisieren.
• Einfach: mit unserer Simplyst-Technologie senden Sie Ihre Rechnungen an das ServiCon Rechnungsportal - so einfach wie Drucken.
• Professionell: Hohe Leistungsfähigkeit, klar strukturierte Prozesse, jeweils das Beste aus dem Partnernetzwerk. Das macht den Unterschied aus.
• Komplett: auf Wunsch Scannen und Drucken im Lettershop,
• Optional: Archivierung im zentralen ServiCon Onlinearchiv ergänzt die Lösung für den Rechnungseingang und den Rechnungsausgang

Die Optimierung des Prozesses Rechnungseingang bietet erhebliche Einsparpotentiale für den Rechnungsempfänger.

So oder so ähnlich sieht Ihr Rechnungseingangmit Papierrechnungen heute aus: Und so könnte Ihr Rechnungseingang mit elektronischen Rechnungen aussehen!

papierhafter Prozess	elektronischer Prozess
Posteingang entgegennehmen und öffnen	Entgegennahme der Daten durch AlphaPlus inkl. Signatur und Verifikation, Konvertieren der Daten
Werbung entfernen, Papier entfalten und entklammern
Scannen für Archivierung	Automatische Archivierung
OCR, um Kopf- und Summendaten zu erhalten Alternativ: Manuelle Erfassung der Daten
Kontrolle der Daten und ggf. Korrekturen
Vernichten der Originale Alternativ: Aufbewahrung im Papierarchiv
Übernahme in Freigabeworkflow
Verbuchung	Automatische Verbuchung
Regulierung	Regulierung

Es gibt heute keine Gründe mehr, dass Lieferanten, wenn Sie dann keine EDIFACT Nachrichten an den Zentralregulierer schicken können, den Papierweg wählen und dem Papierrechungsempfänger den Aufwand „überlassen“ (z.B. über aufwändige und fehlerbehaftete OCR Erfassung). Ebenfalls gibt es heute keine Gründe mehr, warum in Zeiten zunehmenden elektronischen Rechnungsempfangs im Privathaushalt (z.B. Mobilfunkanbieter, Festnetzanbieter, Versicherungen, Energieversorger, etc.)dies nicht auch im geschäftlichen Umfeld Einzug finden sollte. Damit wird für die Zentralregulierer auchder Weg zu einer schnelleren, exakteren (Positionsebene) und umfassenden Datenübermittlung an die Mitgliedergeebnet, der auch eine elektronische Archivierung der steuerrechtlichen anerkannten Belege für die Anschlusshäuser und sogar den Buchungsvorschlag beim Steuerberater ermöglicht.

Das ServiCon Rechnungsportal und die Smplyst Technologie ist somit das „Schmiermittel“ des Zentralregulierungs-Informationsverbunds der Zukunft! Es wird die Abwicklung durch Dienstleister und Verbundgruppen noch effizienter gestalten und damit deren Marktposition sichern!

Rechtssicherheit garantiert

Die gute Nachricht ist: elektronische Rechnungen sind zulässig und dürfen zum Vorsteuerabzug herangezogen werden (UStG §14).

Es gilt allerdings hierbei einige rechtliche Anforderungen zu beachten: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit, die Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch mindestens eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden. Diese wird bei Versand über das von AlphaPlus Trusted Services betriebene ServiCon Rechnungsportal gesetzeskonform erbracht.

Der Empfänger muss dem Empfang der elektronischen Rechnung formlos zustimmen. Dies erfolgt bei der Anmeldung am ServiCon Rechnungsportal automatisch.

Der Empfänger muss sich von der Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung überzeugen und dies dokumentieren. Der AlphaPlus Verifikationsservice überprüft und stellt ein Protokoll zur Verfügung.

Eine ordnungsmäßige Rechnung (also bei elektronischen Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur) muss auch dann an den Leistungsemfänger gestellt werden, wenn ein zentralregulierender Dienstleister in den Rechnungsprozess eingeschaltet wird.

Wirtschaftlichkeit des ServiCon Rechnungsportals:

Je nach Studie, Rechenmethode und insbesondere abhängig von Ihrer Unternehmenssituation ergeben sich unterschiedliche Einsparpotentiale. Die meisten Aussagen gehen von einer Kostenersparnis von bis zu 70 % im Vergleich zur Bearbeitung des Papierbelegs aus (egal, ob im Rechnungsausgang oder im Rechnungseingang).

Aktuelle Werte am Beispiel einer Sparkasse:

• Einsparung bei der Rechnungsstellung 2.-- € je Dokument
• Einsparung beim Rechnungsempfang 3,57 € je Dokument
• Projektamortisation innerhalb weniger als 6 Monaten
• Durchschnittlicher jährliche Nettonutzen 185.000 €

Weitere Informationen erhalten Sie von j.glaser@servicon.de.