Neue Anforderungen an Registrierkassen

Berlin, 05.06.15 — Seit dem 01.01.2002 sind Unternehmen, die auch Bargeschäfte abwickeln, dazu verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassensysteme elektronisch aufzubewahren und, wenn gefordert, dem Betriebsprüfer des Finanzamtes vorzulegen. Das Aufbewahren ausgedruckter Unterlagen reicht seitdem nicht mehr.

Stattdessen müssen die kompletten Daten gespeichert werden (sog. "Gläserne Registrierkasse"). Nach einer Anweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aus dem Jahr 1996 bestand bis 2011 eine Vereinfachungsregelung, wonach die Daten der Einzel-Bons nicht aufbewahrt werden mussten, sofern die Tagesendsummen-Bons ("Z-Bons") lückenlos vorgelegt werden konnten.

Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht ab 2017?

Mit Schreiben des BMF vom 26.11.2010 wurden die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert. Spätestens ab Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. Die Daten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend.

Unbare Geschäfte (EC-Karten, Kreditkarten) werden erfassungspflichtig. Dem Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse möglich sein. Dazu sind die Kassendaten in einem auswertbaren Format vorzulegen. Sofern eine Kasse bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, muss sie von dem Unternehmen umprogrammiert werden. Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher aufgerüstet werden. Auch eine Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar.

Alle Organisationsunterlagen rund um die jeweilige Kasse wie etwa Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle von Umprogrammierungen (Artikelstammdatenveränderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung) sind wie bisher aufzubewahren. Neu ist daneben auch, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde.

Für Unternehmen, die wegen ihrer Größe von der Buchführungspflicht befreit sind und nicht bilanzieren, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. Kommen jedoch elektronische Kassensysteme zum Einsatz, gelten für diese die gleichen Vorschriften und Anforderungen.

Auf dem Markt existiert eine Vielzahl von Registrierkassen. Nicht alle können die neuen Anforderungen erfüllen. Dort, wo eine Kasse bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt und diese auch nicht umgerüstet werden kann, reicht es, weiter nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren. Dieses Zugeständnis der Verwaltung ist allerdings bis zum 31.12.2016 begrenzt. Bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben. Der relativ lange Übergangszeitraum von sechs Jahren entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen.

Verpflichtender Einsatz des INSIKA-Systems?

Bund und Länder diskutieren darüber hinaus aktuell in einer Arbeitsgruppe über den verpflichtenden Einsatz des sog. INSIKA-Systems in elektronischen Registrierkassen und Kassensystemen. Abschließend soll über das Thema im Juni beraten werden. Mit diesem System sollen Kassenmanipulationen unterbunden werden.

Der Manipulationsschutz durch INSIKA beruht darauf, dass jeder Umsatz elektronisch signiert wird. Der Schlüssel für die elektronische Signatur wird durch eine Chipkarte erzeugt.Für die Unternehmen würde das bedeuten, dass sie ihre elektronischen Registrierkassen erneut nachrüsten müssten. Neben dem Anschluss der Chipkarte muss die Software angepasst werden, um die Karte anzusteuern.

Bei einer geplanten Neuanschaffung von elektronischen Registrierkassen oder Kassensystemen empfiehlt DER MITTELSTANDSVERBUND, nur solche anzuschaffen, die INSIKA tauglich sind und sich außerdem die Tauglichkeit der Umrüstung vom Kassenhersteller schriftlich bestätigen zu lassen.