Die Kasse im Fokus: Experten-Treffen bei der DATEV in Nürnberg

Berlin, 30.04.2018 – Die digitale Transformation in den Verbundgruppen beginnt an der Ladentheke des Anschlusshauses: Online- und Offline-Geschäfte müssen einfach und schnell am POS abzubilden sein – die alte Registrierkasse wird durch ein multifunktionales Tablet abgelöst.

Diese Entwicklung hat Auswirkungen auf die IT-Strategien im Verbund:  Haben sich vor fünf bis zehn Jahren nur wenige Verbundgruppen intensiv um die Vereinheitlichung der Kassensysteme bei ihren Mitgliedern gekümmert, wird es heute „höchste Eisenbahn“, koordinierend einzugreifen und das nicht nur im Rahmen des digitalen Wandels, sondern insbesondere aufgrund rechtlicher Neuerungen.

Rechtliche Neuerungen zur Kassen-Nachschau

Denn durch die Richtlinien der neuen Kassen-Nachschau, die am 01. Januar 2018 in Kraft getreten ist, hat sich für bargeldintensive Unternehmen einiges geändert. Die Finanzämter können ohne Voranmeldung bei Betrieben der Bargeldbranche prüfen, ob die in einem Kassensystem erfassten Daten den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen. Nach §146b Abgabenordnung (AO) kann die Finanzverwaltung seitdem auch außerhalb einer regulären Außenprüfung Kontrollen vornehmen:

…§146 b (2) …die Übermittlung von Daten … zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger… zur Verfügung gestellt werden.

Aus diesem Anlass haben DER MITTELSTANDSVERBUND und die DATEV eG gemeinsam mit dem unabhängigen Marktforschungsinstitut mindline energy GmbH eine Studie durchgeführt, die den Sachverhalt aus Unternehmersicht näher betrachtet. DER MITTELSTANDSVERBUND berichtete hier über das Projekt.

Die Studie zielte darauf ab, den Status Quo bestehender Kassensysteme sowie die Umsetzung der neuen Richtlinie zur Speicherung und Archivierung von Kassendaten darzustellen. Nun wurden die Befragungsergebnisse im IT-Campus der DATEV eG vorgestellt.

Ergebnisse der Studie zur Kassennachschau wurden präsentiert

Die Umfrage, an der sich zum Jahreswechsel 2017/2018 über 600 Anschlusshäuser aus den unterschiedlichsten Verbundgruppen und Branchen beteiligt haben, ergab im Kern: Die Ausstattung der Mitglieder mit Kassensystemen genügt in zu vielen Fällen weder den gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die Einzelaufzeichnungspflicht, die Datenhaltung und den Datenexport, noch sind sie geeignet, eine Anbindung in die digitalen Strategien der Verbünde zu ermöglichen. Für das rechtliche Problemfeld der GoBD-konformen Archivierung aufbewahrungspflichtiger Kassendaten (für 10 Jahre) – insbesondere bei den kleinen, mittelständischen Anschlusshäusern– hat die DATEV eine Lösung entwickelt und unterstützt Verbundgruppen bei der Umsetzung.

Die Experten der mitgliederstarken Verbundgruppen konnten bei der Präsentation der Studie im IT-Campus der DATEV eG diese neue Lösung – den „grünen DATEV Knopf“ – in Augenschein nehmen. Das DATEV Kassenarchiv online ist ein Cloud-Speicher für die individuelle Kassenlösung, gleich ob diese in der Designerboutique, im Sportfachgeschäft, beim Fahrradhändler oder bei einer international aufgestellten Modekette im Einsatz ist. Sie ermöglicht zuverlässig und sicher die GoBD-konforme Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Kassendaten. Die Lösung wird die Kassenstruktur des jeweiligen Unternehmens nachbilden. Hierbei werden die Daten aus der Kassensoftware per Knopfdruck übertragen. Der Unternehmer kann jederzeit auf seine Daten zugreifen und sie im Prüfungsfall freigeben.

Mithilfe der ergänzenden Archivierungslösung können bestehende Kassen nun den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Somit kann insbesondere den kleinen Anschlusshäusern der Verbundgruppen erste Hilfestellungen gegeben werden. Darüber hinaus müssten die Verbundgruppenzentralen auch dafür sorgen, dass die neue Lösung bei den Mitgliedern ankomme, so die einhellige Meinung unter den Verbundgruppenvertretern.

Studie des EHI Retail Institutes zu Kassensystemen bestätigt das Bild

Auch das EHI Retail Institutes veröffentlichte jüngst eine Studie zu der Thematik. Diese ergab unter anderem: Rund eine Million Kassen sind im deutschen Handel im Einsatz, durchschnittlich 5,2 Jahre alt und vielfach erneuerungsbedürftig. 86 Prozent der Händler wollen ihre Hardware in den nächsten Jahren ganz oder teilweise erneuern. Die Software der Kassen, die durchschnittlich schon fast 7 Jahre (6,9) alt ist, wollen zwei Drittel der Unternehmen in den kommenden zwei Jahren austauschen. 46 Prozent setzen dabei auf ein neues System.

Und: Die Breitbandanbindung der Filialen an die Zentralen ist im deutschsprachigen Raum weitgehend zum Standard geworden. Insbesondere für Omnichannel-Services ist eine schnelle Kommunikation zwischen Zentrale und Filiale wichtig. Die Einkaufsstätten müssen technisch demnach aufgerüstet werden, so das Fazit.

Die Teilnehmer des Expertentreffens im IT-Campus der DATEV eG bestätigten dieses Bild. Und auch wenn einige Gruppen bereits eigene Warenwirtschaftssysteme und Kassenlösungen entwickeln oder empfehlen, fehlt oftmals die Umsetzung bei den kleinbetrieblichen Anschlusshäusern. Klar wird also: Die rechtliche Notwendigkeit zur Umrüstung sollte genutzt werden, um den Informationsverbund bis an die Ladentheke des Mitglieds zu schließen.

Weitere Informationen zum Projekt Kassenarchiv der DATEV und zu der Veranstaltung erhalten Sie von christine.thoma@datev.de oder j.glaser@mittelstandsverbund.de